Congreso Ammfen 2009

Hace un año iniciamos una estrecha relación laboral con Viamex, agencia de viajes ubicada en Tlaxcala, Tlaxcala; entre sus actividades se encuentra la de llevar la logística de congresos y eventos, normalmente enfocados a universidades, de esta manera se dió la invitación a participar en el Congreso Ammfen 2009, con sede en el Museo del Transporte y Eventos (Mutye) de Xalapa, Veracruz, nuestra responsabilidad sería la de llevar a buen término el control del registro de participantes, la experiencia iniciaba el lunes 30 de marzo, dos días después inciaría el evento.


Día 0:
El domingo 29, un servidor se fue al Distrito Federal, para asistir al concierto de Bunbury (entrada cumplida en este mismo blog), un "capricho" que cumplí, la semana que iniciaba el dia posterior sería con bastante trabajo. El grupo completo de Creando Sistemas se movería para Xalapa, 6 integrantes para ser exactos, habiendo dejado maletas listas en Córdoba, y avisados a nuestros clientes que podrían notar nuestra ausencia :), todo estaba listo.


Día 1:
El lunes 30 de marzo a las 5:15 salía de Orizaba MS, el solo estaría 1 día encargado de la programación del sistema de registro, haciendo las pruebas finales en Xalapa, a las 5:30 salían de Córdoba AB, AM, CH y JS, la estadía de ellos en Xalapa dependía de la exigencia del evento y de posibles contratiempos que tuvieran que ser atendidos en Córdoba, todos estaría llegando a la central de autobuses de Xalapa (CAXA) cerca de las 9am, hora que haría contacto Viamex para indicarnos a que hotel movernos para dejar nuestras cosas y movernos al Mutye a iniciar nuestra labor. Horas antes, exactamente a la media noche salía un servidor del DF, un recorrido completamente dormido, desperte a las 4 am en CAXA, sentado en la sala de espera tendría que hayar que hacer durante 5 horas, decidi no dormir: café, baño, 2 horas de internet, revista, televisión.

A las 9am estaba el equipo completo en CAXA, nos movimos al Howard Johnson, nos instalamos, desayunamos tortas cercanas al hotel, ricas por cierto, en dos taxis nos trasladamos al Mutye, un lugar de esparcimiento, al parecer los fines de semana abre sus puertas para las familias, para los niños, tirolesa, días de campo, etc., el patio lleno de diversas formas de transporte: vagones de tren, aviones, tanques, una pista de patinar, una gran fuente que durante toda la semana no vimos funcionar, la sede parecía buena, esperabamos a GB, el nos indicaría donde instalarnos y nos presentaría a los representantes de la UV, cabe mencionar en esta parte del relato, que Ammfen es una asociación de nutrición a nivel nacional, con gran reconocimiento y con decenas de universidades que conforman la asociación, la UV es miembro Ammfen, participe con Viamex en el control del registro, sabíamos de antemano que no hubo comunicación efectiva durante el proceso, el presentarnos desde el lunes obedecía a tener acuerdos para el mejor control en la recepción de los participantes, se esperaban alrededor de 2000.

A las 10am entre a junta, dirigida por el director de nutrición de UV, estaba presente GB de Viamex y profesores UV que tenían la responsabilidad de coordinar elementos del congreso, sin gran claridad de ideas y con algunas confusiones, se me indico e identifique a las personas de UV con las que tenía que trabajar Creando Sistemas. Instalados en lo que posteriormente sería la cafetería, por ahí del medio día nos sentamos JS y un servidor con dos personas de la UV, una encargada del control del registro, principalmente de los participantes que venían en grupos de distintos estados de la república mexicana, el congreso finalizó teniendo presencia de 29 estados y el Distrito Federal, y con un profesor de la UV, encargado de los "dineros". En teoría acordamos la forma en que se llevaría el proceso, como se dividirían a los participantes, aquellos que se registraron por internet, los que no habían pagado, los que realizarían pagos, etc., Viamex me había indicado recolectar toda la información posible de UV, sin embargo, el "control de UV" era pobre y se basaba en correos reenviados con anterioridad, en impresión de fichas bancarias y en apuntes sobre dichas fichas.

Los participantes que venían en grupos, representaban el gran problema, Viamex me había indicado no preocuparme por los grupos semanas antes, conforme se fue acercando el evento se me indico que había grupos Viamex y grupos controlados por UV, en teoría nuevamente recibiría las papeletas (documentos con nombres y correos de los integrantes de cada grupo) de Viamex y el control de UV, nada de esa información llegó, el gran error del proceso, fue no registrar a los participantes de los grupos por Internet, el primer día no teniamos el panorama claro de los problemas que tendríamos que resolver posteriormente.

Acordamos con UV iniciar el registro el día martes 31 a las 4pm, durante el día se verificarían detalles con UV, acordaríamos la dinámica con edecanes, alumnos UV y Creando Sistemas para llevar lo mejor posible el registro. Posterior a esto recibimos la impuntualidad en su máxima expresión por parte del personal UV, el día martes se presentarían 4:15PM... solo para empezar jeje.

Lo mas cercano para obtener comida en el Mutye era un minisuper en una gasolinera a 500 metros, JS y yo fuimos por comida corrida para todos a unos 15 minutos, una zona conocida como Los Sauces, en fin perdimos algo de tiempo pero comimos "decente", JV ya me había advertido que el primer día tomaramos preocupaciones para la comida. MS dejó listo el sistema y partió para Córdoba, a las 10pm llego el equipo completo de Viamex, cambiamos el lugar del registro (falta de comunicación) que instalaríamos el día siguiente, nos presentamos todos los Viamex, cenamos pizza, nos subimos a las camionetas para ir al hotel, acordamos la hora de levantarnos y dormimos.

John, Yadira, Jasuni, Adrian, Aldo, Claudia y Rodrigo

Día 2:
En el cuarto de las mujeres todo en orden, se levantaron, se bañaron, se empezaron a arreglar, en el cuarto de hombres, AM se despertó, se baño y se le olvido despertar a los otros 2, mientras tanto veía tele con toda calma jeje, debido a esto no desayunamos como se debía, Viamex ofrecía desayunos en el Howard Johnson a partir de las 6:30, terminamos desayunando café del OXXO y algo parecido a una torta o sandwich frío que compramos junto al OXXO, nuestro esfuerzo de llegar temprano al Mutye no fue recompensado, ya que el material para montar el registro llego relativamente tarde, casi al medio día, antes las niñas plancharon su pelo, llego FV a apoyarnos, fue con CH por algunas cosas que hacían falta al centro de Xalapa, se nos olvidó pedirles algo de comer... montamos el registro, se veía excelente, la UV ni sus luces.

A las 4pm estabamos uniformados, menos su servidor, no alcance camisa :), computadoras en su lugar, el servidor configurado, todo en orden, todos a sus puestos. UV nos hizo el favor de llegar 15 minutos después de las 4, edecanes a su lugar, ayudarían en el acomodo de filas y en orientar a los participantes como se comportaba el proceso, alumnas a sus puestos, debo decir alumnas capacitadas (así me las presentaron), sabían su misión según sus mentores. A los 5 minutos de iniciar el registro el primer enojo UV llegó, resulta que para aquellos que habían hecho su registro por internet y su pago mediante depósito bancario, llegaban con su ficha original y la canjeabamos por su kit del evento, la ficha debía quedarse con UV, sin embargo a los primeros se les regreso la ficha (plop) el enojo fue mas o menos así !!! Quien autorizo regresar las fichas!!! Rodrigo muy sonriente contestó "sus alumnas capacitadas...".

Media hora después la información de grupos era el problema a resolver, UV solicitaba la información que ya tenían de manera arcaica y se negaron a dar el día anterior para corroborar, a Creando nunca llego información alguna de grupos y se necesitaba para llevar un control posterior (asistencia, constancias, etc.), por indicaciones Viamex no se había colocado personal Creando en las mesas de grupos, tampoco había personal Viamex ahí, UV tenía todo el descontrol de grupos en sus manos, por ejemplo, llegaba un grupo de Nayarit con 40 personas, el cual había avisado por correo y enviado en el mejor de los casos un PDF,

Excel o imágenes de su lista de participantes y sus fichas de depósito, presentaba su lista de nombres con las fichas originales, se corroboraba y se les daba kit's, las mesas de grupos iniciaban su gran cuello de botella, de este lado del registro, las mesas de preregistro, registro y caja funcionaban sin problema.

45 llamadas, conversaciones, explicaciones después, un servidor acordó con UV, poner a JS en la mesa de grupos, las malas caras, las acusaciones, los "modos" y la demostración de que el caracter es lo primero que debes controlar cuando trabajas en equipo había pasado lista uno a uno en las mesas de grupos... AM y AB se encargaban de registro y preregistro, CH en Caja, con la responsabilidad de trabajar con la tesorera Ammfen, tarea exigente sin duda, y JS con la mayor responsabilidad de intentar poner orden en la parte de registro sin control alguno, gracias a todos los responsables. Resulta que los benditos kit's estaban en la "bodega", un lugar a unos metros del registro, así que cada que llegaba un grupo, se validaba su pago con las fichas originales, y esperaban minutos para recibir sus kit's, mientras UV iba por ellos a bodega, pasando entre la gente con un diablito y cajas de kit's, mientras tanto los grupos que esperaban hacían mayor volumén de gente en las mesas de grupos, situación que pudo haberse agilizado de "n" maneras, pero nadie fue lo suficiente listo...

El problema de los grupos ya había llegado a las cabezas de Viamex, a la tesorera Ammfen y por supuesto a nuestros nervios :), como lo mencione varias veces en el evento, "no es quien tenga la culpa, vamos a resolver, no a culpar, quien la tenga ya tendrá que enfrentar la responsabilidad posteriormente", pareciamos hablar diferentes idiomas, la jornada tenía momentos de calma, solo por minutos; afuera se llevaba a cabo un coctel de bienvenida, desde las 7pm, bailes veracruzanos, comida, bebida y la llegada insesante de camiones y camiones de diversos estados de la república, los cuales de manera controlada accedían al recinto, al menos esa era la versión que nos llegaba. Para ponerle un poco de tensión, el salón de registro llenó, una pastilla de luz se botó y nos dejó sin luz, las portátiles seguían encendidas, a correr a buscar al de mantenimiento, la pastilla arriba en 5 minutos, para que a los 5 otra vez se botará... llegó el "gordito de mantenimiento" vociferando, seguramente venia borracho, "si yo por eso les dije, que cargaran a otra línea", ah sí, eso cuando paso le pregunte, "en la mañana, yo les dije", a quien volvi a preguntar, "no, pos pa saber, a un muchacho"... sobrevivimos el resto del día con 3 computadoras menos que al inicio.

Acabamos el registro del primer día, 11pm mas o menos Ammfen, Viamex y UV intercambiaban opiniones, un servidor sollcitaba las listas de grupos que no habían llegado, para tener un mejor control al día siguiente, "si tenemos que capturar los registros toda la noche, lo hacemos", aseguraba sin lugar a dudas :), la mini reunión acabó con lágrimas en los ojos de UV y retirándose del lugar con el caracter fuera de sí, la persona restante de UV recibió los regaños y recomendaciones que faltaban. Conocimos a los coordinadores de los grupos Viamex, si de aquellos grupos que no teniamos dato alguno, obviamente UV no tenia kit's para ellos, esta de más explicar las razones, los kit's se entregarían el miércoles, cabe decir que nos sentiamos atados de manos en algunos momentos, pero salimos a flote, por cierto el sistema (para lo que fuimos contratados principalmente) no presentó ningún detalle negativo. El día había acabado, 2:30am encontramos una taquería abierta, un kilo de pastor después nos dirijimos al hotel para descansar un poco.


Día 3:
Llegamos al Mutye a las 7:30, el registro iniciaba a las 8, UV llegó 8:20, nos faltaba gente Viamex para captura, así iniciamos, aclaró que no llegaron por atender otras actividades del evento, que para ese entonces Viamex atendía: reservaciones hotel, tour's vespertinos, montaje de stand's, montaje de salas de conferencia, mobiliario, etc., "Hoy la jornada acaba las 6pm", era necesario un break y jugaba la selección mexicana.

Se acabaron los kit's, llegaría material más tarde, el evento se declaraba con sobrecupo: más de 2500 partcipantes. Se resolvieron detalles mínimos, la jornada pesada de registro había sido el día anterior, empezabamos a planear como sería la emisión de facturas y la impresión de constancias, solicitamos 1000 formatos más, se propusó a la tesorera cerrar el registro, había muchas personas formadas, no había kit's, se determinó anunciar que el registro se haría pero que no recibirían kit, el costo del evento bajaba un 20%, la mayoría accedió, el sobrecupo era mayor.

Desayuné un red bull, a medio día me escape por 5 paquetes de comida: un cuernito y una coca (los cuernitos nunca se acaban recuerden), no salí del Mutye, para ese entonces ya existía una empresa instalada para vender comida. Se acabó el registro, ayude a una argentina que moría por una computadora con internet, debía reportarle a su familia que estaba con vida, hace 72 horas que no sabían de ella... me quería pagar con una "soda" jaja... había que generar facturas, se entregaban el jueves a la 1pm, teníamos que imprimir constancias, se entregaban el viernes temprano, bueno a la hora que UV llegará), solo contabamos con una impresora, solicitamos otra para facturas, nos fue entregada; habría que imprimir casi 3000 constancias, el problema real era capturar los nombres de todos los participantes que asistían en grupos.

Terminamos la jornada a las 6pm, el objetivo era distraernos del evento, con la promesa de trabajar por la noche en el hotel, terminamos en Plaza Américas para comer en el área de comida rápida, Carl´s Jr, Taco Inn y 100% natural fueron las elecciones, la selección perdió contra Honduras... ya instalados en el hotel, JS y CH aguantaron hasta cerca de las 4am, un servidor depuro los acentos de la base de datos, pero el sueño me venció cerca de las 12, AM y AB tenian la mente en otro lado...


Día 4:
Aprovechamos por fin el desayuno Viamex que se daba en el hotel, AB no pudo comer nada, se sentía desvelado :), todos se fueron al Mutye para generar y entregar facturas, para armar y entregar kit's, un servidor se quedo en el hotel a iniciar la impresión de constancias, el objetivo era terminar las constancias de los participantes de registro individual. Después de definir la forma óptima de generar constancias, inicie con la impresión, la impresora me bajaba la luz del cuarto cada vez que iniciaba su labor jaja, solucione el problemita, a las 2pm AM regreso al hotel para ayudarme a llevar las cosas y trabajar toda la tarde en el Mutye. Ya en el Mutye repetimos la dosis de cuernito y coca, cuando llegué ya estaba la entrega de facturas avanzada, seguí imprimiendo facturas.

Por la tarde, AM tenía que regresar a Córdoba, el plan inicial era haberlo hecho desde el miércoles, la intención era atender peticiones de un cliente, proyecto que desarrolla AM directamente. Sin que me dejara de pasar por la mente que la impresora podría fallar en cualquier momento, no había sido probada y al parecer tendría más carga de lo debido, con problemas en los kit's y los normales con UV, el siguiente objetivo era entregar constancias a las 8am del Viernes. Las horas del día se nos acabaron rápido, una persona de UV se quedó a "vigilarnos", daba muestras de apoyo, pero más de incomodar el ambiente :), a las 10:30 pm CH sugirió que se desmayaría si no comía algo decente, JV nos había dejado un auto para movernos, así que si JS aprobaba la idea, iríamos a cenar (JS manejaría), le comunicamos al "incomodo" que iriamos a cenar, regresamos en 45 minutos, absurda idea si tomamos en cuenta que no conocíamos Xalapa... 45 minutos después encontramos estacionamiento en el centro de Xalapa, no fue dificil, pero si entretenido, entramos al VIP's, cenamos con toda la calma y plática del mundo, degustamos y ya sin hambre decidimos regresar al Mutye, una gelatina VIP's para llevar, por si acabo la persona de UV aún seguía por ahi.

El Mutye estaba cerrado, detalles, nuestros silbidos fueron escuchados, los policias amablemente abrieron, se acaba de ir una persona, pero dijo que ahorita regresaba... terminando de instalarnos, JV llegó, ¿Donde estaban?, cenando, eso supuse... nuestro compañero "incomodo" se encargo de enterar a medio Ammfen, que no estaban trabajando y que las constancias todavía no estaban... y yo que le traje una gelatina :).

A las 4am, antes habiendo entregado la gelatina y con las constancias de los grupos organizadas, faltaban las menos de registro individual, pero eso se resolvía temprano, nos retiramos a dormir.


Día 5:
Con un ánimo diferente, era el último día y llegabamos con la voluntad intacta, al Mutye 7:45 llegamos, UV llego 8:10, nuestro personaje incomodo no, tenía un problema en casa, claro: levantarse... JS asumió el papel y nego la entrega de las constancias hasta que nuestro "incomodo" llegará, así lo habíamos acordado, recordemos que era el último día. Terminamos de imprimir constancias, al menos eso parecía, empezo el show... los grupos empezaron a presionar la entrega, se iban temprano, algunos viajarían 20 horas a su destino, otros tenían boletos de ADO a medio día, otros simplemente querían irse del evento a buena hora.

Imprimimos 400 constancias más, entre grupos que faltaba su lista validada (plop!), listas de grupos incompletas (plop!) y participantes que no quedaron a gusto con el nombre en su constancia: la solcitud más frecuente fue agregar un L.N ó Lic. Nut. a su nombre... Las alumnas UV desaparecieron cuando la gente se aglomeró para su constancia, 1 hora continua de impresión de constancias a máxima velocidad jeje, mi laptop dijo Paremos un momento!!!, así que le dije a JS mira y le señale mi pantalla de la portátil, una pantalla azul con volcado de memoria se dejaba leer.

CH organizaba las filas, JS ayudaba en la captura, AB recibía las quejas y recibía constancias, la entrega se organizó después de que mi lap estaba lista otra vez, al terminar me quedo grabado algo, AB me dice "como soportaste a toda la gente", no has tratado muchos usuarios finales le respondí...

Continuará...